• Trợ giúp Đại diện chủ đầu tư thực hiện thủ tục giấy phép Công ty:
- Xin cấp và gia hạn các giấy phép hoạt động của khách sạn và TTTM, chứng nhận 5 sao cho khách sạn
- Hoàn thiện các thủ tục pháp lý, thanh tra, kiểm tra
- Quản lý và lưu trữ giấy phép, công văn, hồ sơ giấy tờ
• Thực hiện công tác đối ngoại, đối nội trong phạm vi ủy quyền:
- Liên hệ với các cơ quan chức năng để tiếp nhận thông tin và các qui định pháp lý hiện hành có liên quan đến hoạt động của Tòa nhà
- Tổ chức công tác tiếp đón và làm việc với các đoàn thanh tra, kiểm tra của các cơ quan ngành ngành Trung ương và địa phương
- Phối hợp cùng các phòng ban chuyên môn hoàn thiện các báo cáo gửi cho các cơ quan thanh tra/kiểm tra và ban ngành
- Giám sát việc thực hiện các nội dung được nêu trong biên bản họp hay biên bản làm việc với các cơ quan ban ngành
- Giám sát việc thực hiện và tuân thủ các qui định của Công ty và Nhà nước liên quan đến PCCC, ANTT, ATVSLĐ, Phòng chống thiên tai, dịch bệnh
- Kiểm soát rủi ro về PCCC, ANTT của Tòa nhà
- Cập nhật các qui định pháp lý hiện hành liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty để hỗ trợ cho các phòng ban chuyên môn
- Trợ giúp Đại diện chủ đầu tư trong việc thiết lập và duy trì các mối quan hệ đối ngoại với các tổ chức và cơ quan ban ngành Trung ương và địa phương
- Chuẩn bị nội dung, tài liệu, lịch làm việc với các cơ quan ban ngành
• Tổng hợp báo cáo
Tổng hợp báo cáo công việc theo yêu cầu của Đại diện chủ đầu tư
Tổng hợp công tác thực hiện PCCC, ANTT, ATVSLĐ, Phòng chống thiên tai, dịch bệnh
• Các công việc hành chính
- Sắp xếp lịch họp và tham gia các cuộc họp do Đại diện chủ đầu tư chủ trì và lập biên bản.
- Giám sát việc thực hiện các nội dung được nêu trong biên bản họp nội bộ
- Phổ biến thông tin theo chỉ đạo của Đại diện chủ đầu tư, đảm bảo thông tin thông suốt, kịp thời, đảm bảo các quyết định và chỉ dẫn của Đại diện chủ đầu tư được thông báo và thực hiện nghiêm túc
- Nhắc nhở, tổng hợp và phổ biến nội dung về cuộc họp của Công ty.
- Kiểm soát và nhắc nhở các công việc giúp Đại diện chủ đầu tư
- Dịch thoại và biên dịch theo yêu cầu công việc phát sinh
- Soạn thảo văn bản và thư tín theo yêu cầu
- Dịch hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu (nếu có)
- Tập hợp và kiểm tra các nội dung báo cáo của các khối phòng ban chuyên môn đảm bảo đúng biểu mẫu báo cáo của Công ty hay của các cơ quan ban ngành và nội dung
- Hỗ trợ Đại diện chủ đầu tư thực hiện các công việc phát sinh khác theo yêu cầu của Tổng giám đốc